Облік і опис музейних предметів

На допомогу керівнику шкільного музею:

Облік і опис музейних предметів
 

ІНВЕНТАРНА КНИГА

Основою діяльності кожного музею є фонди, які поділяються на матеріали основного та науково-допоміжного фондів.

До складу основного фонду входять оригінальні пам’ятки природи, матеріальної та духовної культури, предмети народної творчості і побуту, предмети і документи, що характеризують історичне минуле, сучасне будівництво, досягнення науки, культури і техніки, меморіальні речі і твори образотворчого мистецтва.

Відповідальний за фондову роботу облікує предмети основного фонду в інвентарній книзі.

Інвентарна книга повинна бути прошнурована, пронумерована, завірена печаткою і підписом директора закладу, при якому створено і діє музей.

Заповнюйте інвентарну книгу за таким зразком:

У графі "Шифр і № по порядку” запишіть : шифр – скорочене найменування музею і номер предмету (наприклад, ГРІМ-1, ГРІМ-2 – Глибоцький районний історичний музей).

У графі "Дата запису, прізвище, ініціали особи, що проводила запис” фіксуються число, місяць, і рік реєстрації предмета в книзі, записуються прізвище та ініціали особи, що проводила запис.

У графі "Назва та розгорнутий опис (легенда) предметів” записується назва предметів. Якщо у предмета є місцева, діалектна назва, то спочатку записується місцева, а потім загальновживана. Найменування предмета починається з предметного слова (наприклад, ложка дерев’яна, грамота почесна). Далі подається опис лицьової і зворотної сторін, написи тощо. Тут же вказується місце походження і призначення предмета.

Опис конкретних фотографій починається з ініціалів та прізвища сфотографованого, іноді звання, вказуються роки народження і смерті, далі дається стисла характеристика діяльності, вказуються місце і дата зйомки, типові ознаки, зображення чорно-біле чи кольорове.

Опис сюжетних фотографій починають з найменування сюжету.

На груповій фотографії необхідно перерахувати зображених зліва направо, вказати прізвище, ім’я та по батькові, ряд.

Опис книг починається з найменування автора, назви книги, вказується кількість аркушів, видавництво, рік, дарчі надписи.

При описі художніх пам’яток спочатку подається прізвище автора, потім назва твору, описується його сюжет, датування. Якщо автор невідомий, то запис починається зі слів – "Невідомий автор”, "Автор невідомий”.

У графі "Матеріал та техніка виготовлення” вказується вид матеріалу, з якого виготовлений предмет (наприклад, папір, кераміка, дерево, метал).

У графі "Розмір” для плоских предметів спочатку вказується довжина по вертикалі, а потім по горизонталі; для круглих – діаметр.

У графі "Стан збереження речі” при відсутності дефектів пишеться "в доброму збереженні”; при наявності дефектів вказується характер, місце і розмір пошкоджень (наприклад, відірваний правий кут, лівий кут покритий іржею, текст вицвів).

У графі "Час, джерело і спосіб надходження” вказується час, коли матеріал було одержано, місце, де він був знайдений. Якщо матеріал отримано від приват­ної особи, записується її прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи, її адресу.

ОБЛІК ПРЕДМЕТІВ НАУКОВО-ДОПОМІЖНОГО ФОНДУ

До складу науково-допоміжного фонду входять матеріали, які виготовляють для потреб експозиції: карти, схеми, плани, діаграми, відтворення оригінальних предметів, які виконуються в різній техніці (муляжі, копії, репродукції).

Призначення зазначених матеріалів – надання додаткових відомостей про експонати, або зосередження уваги на цікавих подіях, пов’язаних з ними. Ці матеріали заносяться в книгу обліку предметів науково-допоміжного фонду, яка виготовляється на місці. В ній повинні бути такі графи: 1 - № п/п; 2 – Дата запису; 3 – Назва і короткий опис предметів; 4 – Кількість; 5 – Звідки одержаний (посилання на документ); 6 – Куди переданий, підпис того, хто прийняв.

Предмети  науково-допоміжного фонду (НДФ) обліковуються в книгу за таким зразком:

          ГРІМ-1                ГРІМ-1

            НДФ                    НДФ                  і т.д.

ОПИС МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ

Найменування і опис експонату слід починати з предметного слова (наприклад, "куріпка сіра”), а далі, в разі потреби, подається видове визначення.

Опис документальних матеріалів починається з назви самого документа, якщо він не має визначеного автора. Якщо ж автор або складач відомий, на перше місце ставиться його прізвище.

Опис творів живопису, графіки, скульптури починається з прізвища, імені та по батькові автора художнього твору, вказуючи роки його життя. Якщо автор невідомий, запис починається із слів "Невідомий автор”. Далі подається назва твору і опис сюжету.

Опис фотовідбитків і негативів, що відображають події, виробничі процеси, місцевість, різні предмети, починається з найменування сюжету, а фотопортретів – з прізвища, імені, по батькові особи, яка сфотографована. В описі подаються типові ознаки портрета (голова, погруддя, поясний, на зріст).

Якщо фото групове, спочатку подається загальна назва групи, потім – прізвище кожної особи. Опис фотографій, негативів передбачає зазначення часу і місця фотозйомки, прізвища того, хто фотографував.

Описуючи книжки, альбоми, зошити, слід вказувати кількість аркушів. Під час опису музейного предмета треба викласти його попередню історію, призначення та спосіб використання.

У книзі надходжень слід також зазначити, хто знайшов або подарував предмет, дати назву пошукової групи, експедиції учнів, установи або прізвище, ім’я, по батькові та адресу людини, яка передала річ, номер акта прийому-здачі.

Описуючи геологічні, палеонтологічні, ботанічні, археологічні та історичні музейні предмети і колекції, зібрані під час походів, потрібно зазначити назву місцевості, де вони знайдені, обставини, за яких були виявлені. Якщо музейний предмет купований, слід зазначити його вартість.

Заповнюються також і додаткові відомості про експонати, здобуті вже після їх запису до інвентарної книги. Це може бути нове, наукове визначення предмета, уточнені дані про нього. Крім того, робляться позначення про передачу експоната до державного музею, про вилучення з фонду музею на підставі висновку експерта про відсутність наукової, музейної цінності або в разі знищення експоната. Інвентарний номер такого музейного експоната іншим предметам не присвоюється.

КОЛЕКЦІЙНИЙ ОПИС

В інвентарній книзі фіксуються поточні надходження, а матеріали, здобуті під час експедиції, реєструються на місці збирання в колекційному описі, який є складовою частиною інвентарної книги і має таку саму форму, порядок заповнення.

В інвентарній книзі колекційний опис реєструється під одним номером ще до початку збирання музейних предметів. Цей номер стає загальним інвентарним номером зібраної потім колекції, всі ж предмети колекції мають ще порядкові номери.

Номер колекційного опису надається експедиційному щоденнику, в якому вміщено опис маршруту, спостережень, зроблених під час походу, записи місцевих легенд і розповідей, бесід, схем та плани місцевості.

Колекційний опис і щоденник ведуться в окремих зошитах з твердою обкладинкою та пронумерованими сторінками. На першій сторінці слід подати такі дані:

          

Інвентарний номер ________________

Колекційний опис

Експедиція, пошукова група:

_______________________________________________

Місце роботи (область, район, обстежені пункти або пункти збирання матеріалів): __________________________________

_______________________________________________

Почато _____________________

Закінчено ________________

Кількість описаних предметів ___________________

Відповідальний за проведення __________________

Якщо матеріал збирає кілька пошукових груп, які працюють над різними темами, кожна з них складає свій колекційний опис.

Одночасно з реєстрацією в колекційному описі знахідки шифруються у такий спосіб, як це робиться при їх внесенні до інвентарної книги.

Якщо ж у польових умовах нема можливості ставити інвентарний номер на предмет, робиться невелика етикетка, яка зберігається з предметом в одному конверті, коробці. На ній зазначається назва експедиції, пошукової групи, назва предмета, інвентарний номер, дата, прізвище того, хто робив цей запис.

Під час дальшої наукової обробки матеріалів в умовах музею на предметах ставляться інвентарні номери, а етикетки знищуються.

МАРКУВАННЯ МУЗЕЙНИХ ЕКСПОНАТІВ

Інвентарний номер присвоюється кожному музейному предмету основного фонду. Під одним номером записуються музейні предмети, що складаються з кількох частин, але кожна з них нумерується окремою літерою (наприклад: чашка з блюдцем: чашка – 6-а, блюдце 6-б).

Під час наукової обробки матеріалів в умовах музею на предметах ставляться інвентарні номери, тобто проводять маркування музейних експонатів.

На матеріали з паперовою основою (фото) номер і шифр наноситься на звороті в лівому нижньому кутку простим олівцем.

На предмети з тканини нашивається бирка з матерії, на якій шифр наноситься тушшю.

Великі речі, як меблі, скульптура шифруються в нижньому лівому кутку тильної сторони або на піддоні.

Посуд шифрується на піддоні.

На книжках і брошурах шифр ставиться в лівому нижньому кутку 4-ї сторінки обкладинки, в лівому нижньому кутку 17-ї сторінки, в лівому нижньому кутку останньої сторінки.

Монети, медалі, ордени, фотонегативи шифруються на їх упаковці.

Для предметів маленьких розмірів (намисто, перстень тощо) номер пишеть­ся на картонній бирці, яка тоненьким шнурком прикріплюється до предмета.

Предмети, які можуть зберігатися тільки в посудинах (рідини, зразки насіння або ґрунту), шифруються на зворотній стороні дна посудини.

На металеві предмети (спис, шабля тощо) шифр наноситься білою фарбою з тильної сторони.

Лист зберігається в конверті з номером і шифром на зворотній стороні. На листі ж з зворотної сторони в лівому нижньому кутку ставиться шифр. Якщо цей кут заповнений записом, то ставлять в правому кутку.

На газеті шифр ставиться на останній сторінці внизу.

На платівці шифр ставиться на паперовій основі.

Писанка шифрується з тильної сторони невеликим шрифтом (туш).

На касеті (магнітофонній, відео) приклеюється етикетка з написом шифру, а на паперовій основі футляру ставиться шифр (тушшю).

Під час проведення маркування предметів потрібно слідкувати, щоб клей чи фарба не пошкодили музейний експонат.